تعریف شفاف وظایف پرسنل به شکل قابل توجهی به کاهش سردرگمی و افزایش بهرهوری کمک میکند. بر اساس منابع ارائه شده، یکی از دلایل عمده عدم برنامهریزی برای مدیران، وجود ابهام است که چه اتفاقی میافتد، چه کاری باید انجام شود و چه کاری نباید انجام شود. این ابهام شامل وضعیت خود مدیر و همچنین نحوه برخورد با نیروها میشود.
کاهش سردرگمی از طریق شفافیت:
- یکی از دلایل عمده ابهام، عدم شفافیت است. وقتی مدیری نسبت به نیرویی که استخدام کرده شفافیت ندارد، این امر به سردرگمی و بلاتکلیفی منجر میشود.
- در منبع به نمونهای اشاره شده که فردی به عنوان کارشناس تولید محتوا استخدام شده، سپس به R&D منتقل شده و در نهایت برای یک پوزیشن مدیریتی در نظر گرفته شده، اما به دلیل عدم شفافیت مدیر، برای هشت ماه در سازمان بلاتکلیف مانده و در نهایت به نتیجهای نرسیده است. این بلاتکلیفی و سردرگمی مستقیم ناشی از عدم وجود شرح وظایف و پوزیشن مشخص برای فرد است.
- مدیر باید شفافیت داشته باشد؛ هم با خودش، هم با نیروهایش و هم برای سازمانش. این شفافیت به معنای این است که هنگام استخدام فرد، یک شرح وظایف و یک پرسونای کارمندی وجود داشته باشد. این امر به وضوح مشخص میکند که "این شخص در چه پوزیشنی استخدام میشود، شرح مسئولیتش این است، شرح وظایفش این است". با مشخص بودن این موارد، سردرگمی از بین میرود زیرا هم مدیر و هم کارمند میدانند دقیقاً چه انتظاراتی وجود دارد و چه کارهایی باید انجام شود.
افزایش بهرهوری از طریق شفافیت و تعریف وظایف:
- هنگامی که شرح وظایف و مسئولیتها به وضوح تعریف شده باشد، کارمند میتواند "بره کارشو انجام بده بیاد". این جمله نشاندهنده توانایی انجام مؤثر و هدفمند کار است.
- برخلاف نمونهای که فرد برای ماهها در بلاتکلیفی به سر میبرد و عملاً خروجی مشخصی نداشته، شفافیت در وظایف به کارمندان اجازه میدهد که بدون اتلاف وقت و انرژی، بر روی مسئولیتهای خود تمرکز کرده و آنها را به انجام برسانند. این تمرکز و جهتگیری واضح، مستقیماً به افزایش کارایی و بهرهوری منجر میشود، زیرا زمان و منابع به درستی هدایت میشوند و از سردرگمی که مانع پیشرفت است، جلوگیری میشود.
- در نهایت، این یکی از مهمترین کارهایی است که یک مدیر باید انجام دهد تا سازمان به نتیجه برسد و از هدر رفتن زمان و انرژی جلوگیری شود.
پادکست گوش کن و دلایل ابهام و راهکارش پیدا کن